Mandatsverwaltung
Payment Lexikon
Mandatsverwaltung
Das Wort Mandatsverwaltung beinhaltet das lateinische “in manum datum“ – in die Hand geben und die Beschreibung einer administrativen Tätigkeit, bedeutend für die Besorgung einer fremden oder einer eigenen Angelegenheit.
Die SEPA – Mandatsverwaltung hat durch die Vereinheitlichung des Europäischen Zahlungsraums im Jahr 2014 das bis dahin genutzte DTA-Verfahren für Abbuchungs- und Einzugsermächtigungen abgelöst. Bei Lastschriftzahlungen wird für die Einhaltung des SEPA-Regelwerks von einem Kreditor eine zentrale Mandatsverwaltung benötigt.
Was ist Inhalt einer Mandatsverwaltung?
Grundsätzlicher Inhalt der Mandatsverwaltung ist die Neuanlage, die Änderung und auch die Löschung eines Mandats.
Auch sollen unter anderem die erhaltenen und erteilten Mandate inklusive einer Historie archiviert werden, um sie bei der Debitorenverarbeitung ggf. als Nachweis vorlegen zu können. Des Weiteren ist es notwendig, vor einer Lastschrift eine Pre-Notification zu erstellen. Zusätzlich muss die anhängige Information aus dem Mandat, auch bei Änderungen, bei jeder Lastschrift übermittelt werden. Mandate, die 36 Monate nicht genutzt wurden, verfallen und müssen gelöscht werden.
Weitere Ausbaustufen sind erweiterte Zugriffsmöglichkeiten für einen Kreditor und einen Debitor (bzw. der Debitor-Bank) und die Verwaltung von e-Mandaten.
Folgende Auflistung beschreibt den Leistungsumfang der Mandatsverwaltung und ist ebenfalls Inhalt dieser:
- Verwaltung der SEPA-Gläubiger-IDs
- Erstellung von Pre-Notifications
- Erstellung neuer Mandate (zum Versand an Endkunden)
- Ergänzung neuer/alter Mandate
- Änderung von Mandaten
- Löschen von Mandaten
- Vorbelegung Mandats-Referenz
- PDF-Verwaltung pro Mandat
- Ausfüllbare PDF-Mandate mit hinterlegtem Link
Wie wird die Mandatsverwaltung genutzt?
Auf die Mandatsverwaltung sollten all diejenigen Zugriff haben, die SEPA-Zahlungen per EBICS oder FinTS/HBCI erfassen und auch diejenigen, die noch bestehende DTA-Dateien konvertieren müssen (was ist über das SEPA-Service-Portal möglich ist).
Genutzt wird die SEPA – Mandatsverwaltung in der Systemumgebung der jeweiligen Banken. Komponenten sind der SEPA-Konverter (Stand-Alone-Portal), das BV Private-Banking (OnlineClient) und das BV Corporate-Online 2.0 (internationales Firmenkundenportal).